万が一、『うつ病』など、社員からメンタル不調者が出てしまった場合には、
あわてず、必ず次の手順を踏んでください。
これがないと、あなたの会社を法的に守ることが難しくなります。

必ず、医師の診断書の提出を求めましょう。
できれば、本人の主治医だけではなく、産業医など会社と関係があり、業務の実態を把握し、かつ専門医であることがベストです。
50人未満の会社では、産業医の選任義務はないため、中小企業では産業医がいないことがほとんどですので、あらかじめ会社として『診断書を取ってもらう病院を決めておく』のも良い方法です。

※産業医に委託していたとしても、その産業医の専門が、精神疾患の専門ではないことが多くあるため注意が必要です。

最も重要なのは、いつまで休職となるのかということです。
多くの休職規定の場合、○年や、○月という表記がありますが、具体的な何月何日までという期限を決めて休職を許可することが少ないようです。
休職制度の適用を行うのであれば、終了日をきちんと決めて、契約しておくことが重要です。

よく見けられるのは、「休職理由が消滅したとき復職とする」という規定です。
しかし、「休職理由が消滅する」というのは、どういう状況でしょうか。リハビリ勤務ができる状況なのか、完全に仕事ができる状況なのか大きな違いがあります。
もし、復職できず退職（解雇）処理をすることになると「休職理由が消滅しない」具体的な内容は、つまり、裏返すと、解雇の条件でもあるのです。
したがって、最低でも休職に入るときにお互いに明確に確認し、出来れば書面で契約しておく方がよいでしょう。

『うつ病』は病気ですので、１００％予防するというのは大変難しいことです。

ですが、睡眠時間が短い人の方が、『うつ病』にかかりやすいなどの傾向は明らかになっていますので、職場で改善できるところは改善しておくのが好ましいといえます。
まずは、下記の点がポイントができているか確認し、できていないようでしたら、改善を試みて見てはいかがでしょうか？

長時間労働がよく取り上げられていますが、労働時間の問題だけではありません。
大切なのは睡眠時間の「長さ」と、「質」です。

例えば、仕事としてはあまり長くなくても、通勤時間が2時間の場合、往復4時間１日の時間を消費することになり、結果として睡眠時間が減少してしまいます。
そのような場合は、通勤時間を考慮した残業時間を設定する、あるいは、会社の近くに住んでいれば、住宅手当を増やすなどの対策を講じても良いかもしれません。

趣味があるということは、仕事だけではない個人の時間を持っているということです。
ですから、自分が自由に使える時間がある＝時間＆精神に余裕があるといえます。
精神的に余裕がなくなれば、趣味に没頭することもできなくなる傾向があるようです。
ですので、反対に、趣味を持っていた社員が最近趣味の話しをしなくなったときは、注意が必要です。

毎日話をしていれば、社員のちょっとした変化に気付くことができます。
逆に、業務の中で会話がないと、社員の状況を把握することが難しくなります。
「上司が、社員の髪型が変わっているのにも気づかなかった」ということがない程度に、簡単な雑談があるような状況が大切です。

「『うつ病』等の精神疾患にかかった社員にしてはいけないこと（言ってはいけないこと）は○○です」

よく、メンタルヘルスの労務管理に関する書籍に記載されていることですが、おさらいしておきましょう。

もちろん、ひどい言葉などは言ってはいけませんが、一番やってはいけないことは、
『経営者や、人事担当者が「ケアをしよう」「治そう」とすること』であると考えています。

『うつ病』が疑われるということは、『病気』が疑われる状況であるということです。

したがって、医師でない経営者や、人事担当者が治そうとすることは、とても危険なことです。
体に大きな傷を負った社員を、人事担当者が本を見ながら、治療するのと同じくらい危険です。

体の傷であれば、まずは救急車を呼んで病院に搬送するのが一般的でしょう。

もちろんメンタル不調に関して知識を増やすことはよいことです。
ですが、それは、簡単な擦り傷に応急セットから絆創膏を貼るくらい、という意識にとどめておきましょう。

例えば、人事担当者がカウンセリング技術を学んで、不調を訴えるような社員にカウンセリングを行うことは、病気を悪化させる恐れさえあります。

治療行為は、専門の医師に任せるべきであり、会社の人間が入っていくべきではありません。